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档案是记录一个人的主要经历，政治面貌、品德作用等个人情况的文件材料，起着凭证，依据和参考的作用。在个人转正定级，职称申报，办理养老保险及退休等相关证明时，都需要使用档案。
有以下情况的人员是需要档案的：
1、机关、事业单位工作人员。
2、国有企业职工。
3、在党政机关、事业单位工作过，辞职离职后到民营企业或是自谋职业的人员。
退休的时候要审查以下几点：
1、通过个人档案中记载的工作年限来确定自己的视同缴费年限。
2、计算退休年龄。
3、核查是否有不符合退休条件的事项。
退休年龄一般可以按身份证上的年龄来确认；但如果与档案上记载的年龄不一致的，除有相反的证据以外，一般按档案上记载的年龄为准。男职工的退休年龄一般是年满六十周岁，而女职工的退休年龄一般是年满五十周岁。法律依据：《关于工人退休、退职的暂行办法》第一条
全民所有制企业、事业单位和党政机关、群众团体的工人，符合下列条件之一的，应该退休。
（一）男年满六十周岁，女年满五十周岁，连续工龄满十年的。
（二）从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或者其他有害身体健康的工作，男年满五十五周岁、女年满四十五周岁，连续工龄满十年的。
本项规定也适用于工作条件与工人相同的基层干部。
（三）男年满五十周岁，女年满四十五周岁，连续工龄满十年，由医院证明，并经劳动鉴定委员会确认，完全丧失劳动能力的。
（四）因工致残，由医院证明，并经劳动鉴定委员会确认，完全丧失劳动能力的。
法律依据：
《关于工人退休、退职的暂行办法》
第一条 全民所有制企业、事业单位和党政机关、群众团体的工人，符合下列条件之一的，应该退休。
(一) 男年满六十周岁，女年满五十周岁，连续工龄满十年的。
(二) 从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或者其他有害身体健康的工作，男年满五十五周岁、女年满四十五周岁，连续工龄满十年的。
本项规定也适用于工作条件与工人相同的基层干部。
(三) 男年满五十周岁，女年满四十五周岁，连续工龄满十年，由医院证明，并经劳动鉴定委员会确认，完全丧失劳动能力的。
(四) 因工致残，由医院证明，并经劳动鉴定委员会确定，完全丧失劳动能力的。